辞めてもらいたい従業員に退職勧奨をしたいものの、どのように切り出せばいいのか言い方に悩んでいませんか？
従業員に退職を促すことは非常にセンシティブな内容となりますので、経営者や人事担当者としては気を使いますよね。
退職勧奨の際に言うべきこととＮＧ発言を整理すると以下のとおりです。
また、退職勧奨時の録音に関してもどのようにするかを事前に考えておいた方がいいでしょう。
退職勧奨については、他の従業員の目につかない場所で、終業時間の１時間程度前に、人事担当者・上司１～２名で伝えるのがいいでしょう。
その他にも、退職勧奨の際にどの程度直接的に伝えるか、解雇や降格・減給・転勤の可能性を伝えてもいいのかということは事案ごとに考える必要があります。
退職勧奨に応じてもらえるかどうかは企業としても重要な事項であり、退職勧奨に失敗すれば禍根を残すことになりますし、膠着状態になり長期化すれば経営上不合理な状況が続くことになります。
最近では、従業員も退職勧奨に関する知識を身に着けていますので、企業としても正しい理解のもとに上手に退職勧奨を行いたいところです。
実は、私のもとにも退職勧奨に関するご相談が増えていますが、法的な見通しの下に、しっかりと方針を立てて、十分に準備をしたうえで臨むことの大切さを改めて実感しています。
この記事をとおして、人事担当者や経営者の方に上手な退職勧奨の仕方を知っていただければ幸いです。
今回は、退職勧奨の上手な言い方について、言うべきこと５つと会話例を紹介したうえで、ＮＧ発言やよくある悩みを解説していきます。
具体的には、以下の流れで説明していきます。
この記事を読めば、従業員に退職勧奨をする際の言い方がよくわかるはずです。
目次
１章 退職勧奨の言い方｜言うべきこと５つ
退職勧奨の際には言うべきことがあります。
なぜなら、退職勧奨は労働者の任意の退職を促すものであり、労働者に退職に納得してもらうために伝えるべき事項があるためです。
具体的には、退職勧奨の際に言うべきこととしては以下の５つがあります。
言うべきこと２：退職勧奨の理由｜能力不足か経営上の理由か等
言うべきこと３：退職日やその他の退職条件提示
言うべきこと４：自宅待機や貸与物の返還
言うべきこと５：回答期限と今後の流れ
１－１ 言うべきこと１：退職してほしいこと｜雇用を継続できないこと
退職勧奨の際に言うべきことの１つ目は、退職してほしいということです。
雇用を継続できないため退職を促すことを伝えましょう。「退職勧奨です」と伝えてしまって構いません。
企業側の求める事項を伝えなければ、労働者としてもどうすればいいのかを判断することが難しいためです。
１－２ 言うべきこと２：退職勧奨の理由｜能力不足か経営上の理由か等
退職勧奨の際に言うべきことの２つ目は、退職勧奨の理由です。
労働者が退職に応じるかを判断するためには、なぜ自分が退職しなければならないのかを知りたいと考えるのは当然のことでしょう。
例えば、労働者自身の能力や業務態度に起因する原因で退職を求めるのか、経営上の理由により退職を求めるのか等について、明らかにする必要があります。
ただし、万が一、労働者が退職勧奨に応じない場合において、解雇に踏み切る可能性がある場合には、上記退職勧奨の理由と解雇の理由が矛盾しないようにする必要があります。
経営上の理由により退職を求めると言いながら、退職勧奨に応じなかったので能力不足を理由に解雇するというのでは、説得力を欠きます。
そのため、事前に方針を決めたうえで退職勧奨の理由についても考える必要があります。
１－３ 言うべきこと３：退職日やその他の退職条件提示
退職勧奨の際に言うべきことの３つ目は、退職日やその他の退職条件提示です。
労働者が退職に応じるかを判断するためには、具体的な退職条件を知りたいと考えるはずです。
退職日や会社都合・自己都合、特別退職金等の補償の有無、有給の買取の有無、再就職の支援等を伝えることになります。
特別退職金の相場は賃金の３か月分～６か月分程度とすることが多いです。
企業としては、退職勧奨の理由にもよりますが勤続年数×賃金１か月分程度をベースに提案することが考えられます。
退職合意書に退職条件を記載してその場で交付するという方法をとることが多いです。
１－４ 言うべきこと４：自宅待機や貸与物の返還
退職勧奨の際に言うべきことの４つ目は、自宅待機や貸与物の返還です。
退職勧奨の際には、退職を検討してもらいやすいように就労を免除して自宅での待機を命じることがあります。
この場合には、明日以降は自宅待機として転職活動等に自由に充てていただいていい旨、及び、自宅待機期間中の賃金は支給する旨を伝えます。
また、従業員が業務を行わず出勤をしない状況で、社内のネットワークにアクセスできてしまうと、情報の持ち出しのリスクが高まりますので、貸与物（ＰＣや業務携帯等）の返還も併せて求めます。
１－５ 言うべきこと５：回答期限と今後の流れ
退職勧奨の際に言うべきことの５つ目は、回答期限と今後の流れです。
その場ですぐに退職に納得してもらうことができ退職合意書に署名押印をしてもらえればいいですが、一度持ち帰りたいと回答する従業員の方が多数派です。
この場合には、３日～７日程度の回答期限を定めて、検討が長期化することを予防します。
また、次の面談日や面談日までにしてもらうこと等、今後の流れを伝えることで円滑な協議を目指します。
２章 退職勧奨の言い方の例｜会話形式
退職勧奨の言い方の例を会話形式で紹介していくと以下のとおりです。
本日の１６時００分からミーティングを設定しましたので第２面談室に来てください。
わかりました。
：
：
お待たせしました。
お呼びしてしまいすいません。それではミーティングを始めましょう。
あのどのようなミーティングをするのでしょうか。何も準備をできていないのですが。
本日、●●さんにお越しいただいたのは、退職勧奨のお話をさせていただくためです。当社として、今後●●さんの雇用を継続していくことは難しいと考えています。理由は、これまでの●●さんの働きぶりが当社の期待する程度には達していないためです。
え、突然のことに驚いています。
落ち着いて聞いてください。これまでも何度かミーティングでフィードバックはさせていただいていたかと思いますが、当社としてはこれ以上は●●さんの業務改善は望めないものと考えております。そのため、●●さんの能力を発揮できる他の仕事を探していただきたいと考えております。
私としても言い分はあります。ミーティング後にも、言われたとおりにやり方を変えて、成果もよくなってきているはずです。
申し訳ないのですが、当社としては雇用を継続することは難しいとの判断となりました。つきましては、●月●日付けでの退職をお願いしたいと考えております。
納得できないです。私としても成果を出すために十分な働き方をしていたと考えています。
●●さんのお話はわかりました。ですが申し訳ございません。雇用の継続は難しいというのが当社の判断となります。
突然言われても困ります。応じないとどうなるんですか。
それは改めて判断することになりますので、現時点で申し上げることはできません。
それではこちらも判断できません。
まずは穏当に話し合いにより退職をお願いしている次第となります。こちらが退職合意書となります。
まだ退職に応じるとは言っていません。
一度、当社からのご提案の内容を説明させていただければと思います。退職日は１か月後の●月●日とさせていただいております。また、今回、退職に応じていただいた場合には２か月分の賃金相当額を特別退職金として支給させていただくとともに、有給の残日数については買取をさせていただきます。
退職勧奨ということは、会社都合退職になりますよね。
●●さんが会社都合とすることを望まれる場合には、そのようにさせていただきます。
会社都合にしてください。
承知いたしました。こちらの内容でご納得いただけましたら、退職合意書にサインをしていただけますでしょうか。
一度持ち帰り専門家に相談します。
そうですか。わかりました。ただし、期限を切らせていただきます。●月●日までに回答いただけない場合には、この合意書の内容は撤回させていただきます。次回●月●日に再度ミーティングを設定いたしますので、それまでに回答をお願いします。
承知しました。失礼いたします。
３章 退職勧奨でしてはいけない言い方｜NG発言４つ
退職勧奨では、してはいけない言い方があります。
退職勧奨はあくまでも労働者の任意の退職を促すものになりますので、強要してはいけませんし、不適切な発言をすれば退職勧奨は失敗してしまうためです。
例えば、退職勧奨の際のＮＧ発言としては以下の４つがあります。
ＮＧ発言２：罵倒する等の人格を否定する発言
ＮＧ発言３：退職勧奨に応じない場合の不利益を仄めかす発言
ＮＧ発言４：感情を逆撫でする発言
それでは各ＮＧ発言について順番に説明していきます。
３－１ ＮＧ発言１：退職勧奨に応じる以外選択肢がないとの発言
退職勧奨の際のＮＧ発言の１つ目は、退職勧奨に応じる以外選択肢がないとの発言です。
退職勧奨は応じるかどうか自由に労働者が判断できるものなので、応じる以外の選択肢がないとの発言は誤解を招きます。
例えば、企業としてはあなたの雇用を維持することができないと判断したとの言い方にすれば誤解を招かないでしょう。
３－２ ＮＧ発言２：罵倒する等の人格を否定する発言
退職勧奨の際のＮＧ発言の２つ目は、罵倒する等の人格を否定する発言です。
退職勧奨時の発言等については従業員の印象にも残りやすいものです。
ハラスメントに該当するとの主張をされたり、退職勧奨時の発言が原因でうつ病や適応障害になったとの診断書が出されたりします。
例えば、「お前のような無能はうちの企業にはいらない」、「お前は人として不十分だ」、「他の従業員はみんなお前のことを嫌っている」等の発言はしないように気を付けましょう。
３－３ ＮＧ発言３：退職勧奨に応じない場合の不利益を仄めかす発言
退職勧奨の際のＮＧ発言の３つ目は、退職勧奨に応じない場合の不利益を仄めかす発言です。
退職勧奨に応じないことを理由として不利益を課すことは、退職の強要と捉えられかねません。
例えば、「退職勧奨に応じないと遠くに転勤させる」、「退職勧奨に応じないと今後の査定はすべて最低評価だ」、「退職勧奨に応じないと後悔することになるぞ」等の発言はしないようにしましょう。
ただし、既にほかの理由で解雇が決定している場合、既にほかの理由で異動が決定している場合に、事前に自主的に退職に応じるかどうかの選択肢を与えることは問題ないでしょう。
３－４ ＮＧ発言４：感情を逆撫でする発言
退職勧奨の際のＮＧ発言の４つ目は、感情を逆撫でする発言です。
退職勧奨は従業員がこれに応じてくれないと失敗に終わってしまいます。
人事担当者が徒に従業員の感情を逆撫でしてしまうと、従業員側の合理的な判断を妨げることになり、従業員側もリスクを負ってでも徹底抗戦するとの姿勢になってしまいます。
そのため、お互い冷静に協議するためにも、従業員の感情を逆撫でするような発言は避け、淡々と話すようにしましょう。
４章 退職勧奨時の録音に関する言い方
退職勧奨時の録音に関してもどのようにするかを事前に考えておいた方がいいでしょう。
基本的に録音することを伝える義務はないので、企業側も、従業員側も、相手方に伝えずに録音をすることができます。
もっとも、このように秘密録音を望ましくないと考える場合には、録音をすることを伝えたり、録音しないでほしいと伝えたりすることもあります。
以下では、
・録音をしないでもらう場合の言い方
をそれぞれ説明していきます。
４－１ 録音することを伝える場合の言い方
退職勧奨を録音することを伝える場合には、開始時に以下のように伝えます
「やり取りを明確にするために録音さえていただきます。」
録音することを事前に伝えることで、秘密に録音していたことが知られた場合に信頼関係が崩れることを避けることができます。
ただし、このように退職勧奨時に録音することを伝えられれば、従業員は構えてしまいますので、退職勧奨が失敗に終わってしまう可能性も高くなります。
従業員は警戒し、退職したいと考えているのかどうかや、どのような理由で退職勧奨に応じたくないのか等を聞き出すことは難しくなるでしょう。
４－２ 録音をしないでもらう場合の言い方
退職勧奨を録音しないでもらう場合には、開始時に以下のように伝えます。
「今回お話しする内容には秘密性が高い情報が含まれますので、録音は控えていただきますようにお願いします。」
録音を禁止することを事前に伝えることで、録音を行うことを抑制します。
ただし、このように伝えても、多くの従業員は録音を行いますし、仮に録音された場合にもこれを咎めることは困難です。
録音を控えるように伝えること自体、従業員に警戒される原因になりますので、あえて録音を禁止するのではなく、録音されても困らないような言動を心がけるのがいいでしょう。
５章 退職勧奨を言う場所・時間・人数
退職勧奨については、言う場所や時間、人数に配慮するようにしましょう。
従業員は退職勧奨の対象となったことを同僚には知られたくないと考える方が多いですし、退職勧奨が行われていることが他の従業員の不安を煽る場合もあります。
まず、退職勧奨を言う場所は、他の従業員の目につかない面談室などが望ましいでしょう。また、在宅勤務が増えていますのでＷＥＢ会議等で行う企業も増えています。
次に、退職勧奨を行う時間は、就業時間終了の１時間程度前に３０分程度とするのが良いでしょう。退職勧奨の後は、従業員も感情的になってしまうことが多いため、そのまま帰宅できる時間帯が望ましいでしょう。また、数時間に及ぶような退職勧奨は強要と言われるリスクがあるので、一回の退職勧奨を３０分程度にとどめるようにしましょう。
次に、退職勧奨を行う際の企業側の人数は、１～２人程度にとどめることが望ましいでしょう。多人数で臨みすぎると圧迫感を与えてしまい、従業員の態度が硬化してしまいがちです。
そのため、退職勧奨については、他の従業員の目につかない場所で、終業時間の１時間程度前に、人事担当者・上司１～２名で伝えるのがいいでしょう。
６章 退職勧奨の言い方についてよくある５つの悩み
退職勧奨の言い方についてよくある悩みとしては以下の５つがあります。
悩み２：一身上の都合で退職してもらういい方は？
悩み３：退職勧奨は３０日以上前に言うべき？
悩み４：退職勧奨時に解雇の可能性を伝えていい？
悩み５：退職勧奨時に降格・減給・転勤の可能性を伝えていい？
それでは、順番にこれらの悩みを解消していきましょう。
６－１ 悩み１：退職勧奨は遠回しに言うべき？
退職勧奨については、遠回しに言うのではなく、端的に退職勧奨であると伝えましょう。
遠回しに言ってもニュアンスが正確にはつながりませんし、従業員によっては解雇と勘違いすることや嫌がらせをされていると感じることもあります。
企業としての判断を伝えなければ、従業員と不合理な関係を継続することになってしまいます。
そのため、企業としての判断を明確に伝えましょう。
６－２ 悩み２：一身上の都合で退職してもらういい方は？
退職勧奨については、原則として、会社都合での退職として処理されることになります。
ハローワークインターネットサービスの特定受給資格者の範囲にも、「事業主から直接若しくは間接に退職するよう勧奨を受けたことにより離職した者」が掲げられているためです。
（出典：ハローワークインターネットサービス – 特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲の概要 (mhlw.go.jp)）
そのため、企業は、退職勧奨を行う以上は、従業員に対して、自己都合とすることを強要することはできません。
ただし、従業員が退職勧奨により退職するのではなく、一身上の都合を理由として退職したいという場合には、自己都合で退職することは従業員の自由です。
そのため、企業としては、会社都合と自己都合のメリットデメリットを伝えて、どちらがいいかを従業員に選んでもらうのがいいでしょう。
６－３ 悩み３：退職勧奨は３０日以上前に言うべき？
退職勧奨については、退職予定日から一定期間おいて行うべきです。
従業員としても転職活動の準備等をしなければならないので、すぐに退職することには消極的なことが多いです。
退職予定日の１～２か月以上前に行うのがいいでしょう。
とくに、退職勧奨の際に解雇予告も兼ねて行うような場合には、３０日以上前に行わないと、退職勧奨に応じてもらえなかった場合に解雇予告手当の支払いが必要となってしまいます。
そのため、退職勧奨について３０日以上前に行わなければならないという決まりはありませんが、１～２か月程度の期間をおいて行った方がいいでしょう。
６－４ 悩み４：退職勧奨時に解雇の可能性を伝えていい？
退職勧奨時には、解雇の可能性を伝えることもあります。
従業員も、解雇されるとなれば、任意に退職した方がいいと考える場合もあります。
もっとも、解雇の可能性を伝えるためには、それなりの準備が必要です。
実際に解雇を行うための事情はほとんどないにもかかわらず、解雇の可能性を伝えれば、従業員から詐欺や錯誤を理由に退職を取り消すとの主張が出てくることもあります。
そもそも解雇の理由が具体的に存在していないのに、解雇の可能性を伝えたとしても、従業員の納得は得られませんので、説得は失敗に終わってしまいます。
そのため、退職勧奨時に解雇の可能性を伝えることもありますが、そのためにはしっかりと解雇できるだけの理由を準備しておく必要があります。
６－５ 悩み５：退職勧奨時に降格・減給・転勤の可能性を伝えていい？
退職勧奨時には、降格・減給・転勤の可能性を伝えることもあります。
現在のポジションで雇用し続けることができないような場合です。
現実的に可能性のあるポジションを検討したものの、降格・減給・転勤とならざるを得ないような場合には、その可能性を伝えたうえで退職に応じるようお願いします。
ただし、この方法を行う場合には、退職勧奨に応じてもらえなかった場合に解雇をしたいと考えても困難となりかねません。降格・減給・転勤をすれば雇用を維持できると認めることになるためです。
そのため、方針をまだ決めていない場合には、安易に降格・減給・転勤になると言い切るべきではありません。
また、賃金の減額については降格や異動とは別に法的根拠が必要となりますので、その有効性を十分に吟味したうえで行わないと紛争となりかねません。
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退職勧奨は専門性の高い分野であり、弁護士であれば誰でもいいというわけではありません。
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８章 まとめ
以上のとおり、今回は、退職勧奨の上手な言い方について、言うべきこと５つと会話例を紹介したうえで、ＮＧ発言やよくある悩みを解説しました。
この記事の要点を簡単に整理すると以下のとおりとなります。
・退職勧奨の際に言うべきこととＮＧ発言を整理すると以下のとおりです。
言うべきこと NG発言
１ 退職してほしいこと 退職勧奨に応じる以外選択肢がないとの発言
２ 退職勧奨の理由 罵倒する等の人格を否定する発言
３ 退職日やその他の退職条件提示 退職勧奨に応じない場合の不利益を仄めかす発言
４ 自宅待機や貸与物の返還 感情を逆撫でする発言
５ 回答期限と今後の流れ
・退職勧奨を録音することを伝える場合には、「やり取りを明確にするために録音さえていただきます。」と伝えましょう。
・退職勧奨を録音しないでもらう場合には、「今回お話しする内容には秘密性が高い情報が含まれますので、録音は控えていただきますようにお願いします。」と伝えましょう。
・退職勧奨については、他の従業員の目につかない場所で、終業時間の１時間程度前に、人事担当者・上司１～２名で伝えるのがいいでしょう。
この記事が退職勧奨の言い方に悩んでいる経営者や人事担当者の方の助けになれば幸いです。
以下の記事も参考になるはずですので読んでみてください。
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