未払い残業代請求されたら？放置厳禁！企業がすべき反論５つと対処法

従業員から未払い残業代を請求するとの通知書が届いて困っていませんか？

突然、弁護士から通知書が届いてしまい、どのくらいの金額を支払うことになってしまうのか不安に感じている方も多いでしょう。

未払い残業代とは、従業員が実際に行った残業に対して支払うべきであった残業代のうち、企業が支払いを怠っているものをいいます。

従業員から残業代請求されたら、そのまま支払うのではなく行うべき反論がないか検討するようにしましょう。

未払い残業代請求されたら放置してしまうと、益々被害が拡大してしまう可能性がありますので注意が必要です。

もし、従業員から未払い残業代請求をされたら、焦らずに冷静に対処していくようにしましょう。

実は、未払い残業代を請求された場合でも、企業がどのように対応したかにより最終的に支払うことになる金額は大きく変わる可能性があります。

この記事をとおして、未払い残業代を請求された企業の経営者や人事担当者の方々に適切な対応をするために必要な知識やポイントをわかりやすくお伝えしていくことができれば幸いです。

今回は、未払い残業代請求されたら検討すべき反論を説明したうえで、放置した場合のリスクや対処法を解説していきます。

具体的には、以下の流れで説明していきます。

この記事を読めば、企業が未払い残業代を請求されたらどうすればいいのかがよくわかるはずです。

１章　未払い残業代とは

未払い残業代とは、従業員が実際に行った残業に対して支払うべきであった残業代のうち、企業が支払いを怠っているものをいいます。

労働基準法は、従業員が１日８時間・週４０時間以上働いた場合、週に１日の法定休日に働いた場合、２２時～５時の深夜に働いた場合には、残業代が発生するとしています。

例えば、労働時間の管理が曖昧で、タイムカードや勤務記録をきちんと確認していなかったために、本来支払うべき残業代を把握できていなかった、というケースがあります。

あるいは、就業規則に明記されていない独自ルールを運用していたために、支払っていたつもりでも法的に認められなかった、というような事例もあります。

このような運用上のミスが、結果的に未払い残業代という形で問題化することがあるのです。

未払い残業代の問題は、意図的であってもなくても生じうるものです。そして、従業員から請求を受けた段階で初めてその重大性に気づく企業も少なくありません。

だからこそ、事前に労働時間管理や賃金制度の整備を見直し、正しく支払われているかどうかを常に確認する姿勢が求められます。

未払い残業代は、「特定の業界だけの問題」でも「過去の話」でもありません。どの企業にも起こり得るリスクです。

企業としては、請求を受けた際に慌てないよう、平時から準備をしておくことが大切です。

２章　未払い残業代請求されたら検討すべき反論５つ

従業員から残業代請求されたら、そのまま支払うのではなく行うべき反論がないか検討するようにしましょう。

残業代の計算については法的な論点が含まれていることが多く、労働者は自身に有利に計算して残業代の請求を行ってくるのが通常だからです。

具体的には、未払い残業代を請求されたら企業が検討すべき反論としては、以下の５つがあります。

それでは、これらの反論について順番に説明していきます。

２－１　反論１：残業時間の誤り

最も多いのが、「そもそも申告された残業時間に誤りがある」というケースです。

労働者が請求してくる残業時間は、自己申告ベースであることが多く、実際に業務をしていた時間より多めに主張される場合があります。

例えば、所定労働時間後にオフィスで残っていたとしても、実際には私語や休憩、私的作業をしていた時間であれば、それは「労働時間」には当たらないことがあります。

企業としては、タイムカード、PCログ、業務報告書、出退勤記録、上司の確認記録などから、実労働時間と主張内容に食い違いがないかを慎重に精査すべきです。

２－２　反論２：残業禁止

企業が残業を禁止していたにもかかわらず、従業員が労働を行った場合には残業代の請求は認められない可能性があります。

企業側が残業禁止の方針を明確に出していた場合、「命令に反して行われた残業」は、労働者の自己判断による私的な行動と評価される余地があるためです。

ただし、単に「禁止していた」というだけで直ちに残業代の請求が認められなくなるわけではありません。

「残業は原則禁止」と明文化された社内ルールや、残業申請制度の存在、それが従業員に周知されていたかなどが重視されます。

さらに、黙認・追認していたか否かも重要です。

例えば、実際には上司が残業を把握しながら何も言わなかったような場合、企業の黙認が認められ、残業代の支払義務が発生することもあります。

２－３　反論３：固定残業代

企業が「みなし残業代」や「固定残業代」を支給している場合には、あらかじめ定められた残業時間相当分については、追加で残業代を支払う必要はありません。

残業代が元々基本給に含まれているか、又は、特定の手当が残業代に当たることになるため、既に支払い済みということになるためです。

ただし、以下の事項を満たしていない場合には、固定残業代の反論が認められないこともあります。

また、従業員が固定残業代に相当する残業時間を超えて残業を行った場合には、差額を支払う必要があります。

制度設計や運用に問題があれば、無効と判断され、全額の残業代を追加で請求される可能性もあります。

２－４　反論４：管理監督者

従業員が管理監督者に該当する場合には、時間外手当と休日手当を支払う必要はありません。

労働基準法では、「管理監督者」に該当する場合、労働時間や休日に関する規定が適用されないと規定されているためです。

ただし、この「管理監督者」とは単に肩書きが「部長」「課長」であるというだけでは該当しません。

以下の３つの条件が満たされていることが必要となります。

２－５　反論５：消滅時効

未払い残業代には３年の消滅時効があります。これは、給与の支払い日の翌日から３年を経過すると、その分の請求権が消滅するという制度です。

例えば、２０２５年４月に請求が来た場合、２０２２年３月分以前の残業代については、支払義務が消滅している可能性があります。

ただし、時効の完成猶予（通知書送付等）があれば、その分については時効が完成していない可能性もあるため、専門家による時効計算が欠かせません。

３章　未払い残業代請求されたら放置は厳禁｜４つのリスク

未払い残業代請求されたのに放置してしまうと、益々被害が拡大してしまう可能性がありますので注意が必要です。

驚きや戸惑いから「しばらく放っておこう」「もう辞めた人だから無視でいいのでは」と考える企業もあるかもしれませんが危険です。

例えば、企業が未払い残業代請求を放置した場合のリスクとしては、以下の４つがあります。

それでは、これらのリスクについて順番に説明していきます。

３－１　リスク１：遅延損害金

未払い残業代を放置していると、遅延損害金が加算され、企業が支払う金額が増えてしまうおそれがあります。これは退職後の従業員からの請求であっても例外ではありません。

残業代は本来、給与と同様に、所定の支払日に支払わなければなりません。これを怠ると、法律上のルールとして遅延損害金の支払い義務が発生します。

通常の遅延損害金は年３％ですが、退職後の従業員の場合には年１４．６％になりますので、大きな金額となるリスクがあります。

例えば、５００万円の未払い残業代の請求を１年間遅らせれば、遅延損害金だけで７３万円増える可能性があります。

３－２　リスク２：他の従業員への波及

従業員が残業代を請求した事実が社内に広がると、同様に他の従業員からも請求されるリスクが高まります。

とくに、長時間労働や曖昧な労働時間管理が常態化している企業では連鎖的に請求が起きる可能性が高くなります。

労働者同士のつながりが強い職場では、社内チャットやLINEグループなどを通じて情報が急速に広まりやすく、一斉に請求が殺到することも珍しくありません。

例えば、ある企業で、ひとりの従業員が弁護士を通じて未払い残業代を請求し、その事実が職場に知られたとします。

その結果、同じような働き方をしている同僚たちが、「自分も残業代が未払いだったのではないか」と気付き始め、複数名が立て続けに請求してくる…という流れになることがあります。

このような状況では、１人分で済んでいた請求が、５人分、１０人分と膨れ上がり、数千万円規模の支払い義務が生じるリスクにつながります。

「たった1人の請求だから」と軽視せず、組織的な波及リスクを前提に、速やかに対応することが重要です。

３－３　リスク３：付加金

未払い残業代を無視し続けて裁判所の判決が出た場合には、付加金の支払いを命じられる可能性があります。

労働基準法では、悪質な未払い残業があると判断された場合、裁判所が「付加金」の支払いを命じることができるためです。

付加金とは、未払い残業代と同額の罰則的な制裁金の支払を命じられるペナルティです。つまり、２倍の金額を支払うリスクがあることになります。

例えば、１００万円の未払い残業代が裁判で認定された場合、悪質と判断されればさらに１００万円の付加金が命じられ、合計２００万円を支払う羽目になることもあります。

とくに、「労働者からの請求を知りながら無視した」「明らかに不当な対応をした」など、企業の姿勢が問われたケースでは、付加金の支払いが命じられるリスクが高まります。

放置は企業の誠実性を疑われる行為です。請求があった時点で真摯に対応し、誠意を持って事実関係を確認することが、リスクを避ける第一歩になります。

３－４　リスク４：支払金額の増額

残業代請求を放置し続けると、早期の示談が困難となり支払い金額が増額してしまう可能性があります。

請求書や内容証明に対して無視を続けていると、相手方（従業員や弁護士）は交渉を諦め、すぐに労働審判や裁判に進む可能性が高まるためです。

例えば、示談交渉では、従業員は労働審判や訴訟になった場合のコストやリスクを考慮して、一定の譲歩に応じることが少なくありません。

これに対して、裁判所の心証が示された後は、既にコストをかけてしまっていますし、示談が決裂してもおおよその判決の見通しが見えているため、譲歩する理由がなくなります。

そのため、請求を受けた段階で誠実に協議し、交渉段階での早期解決を図ることが結果としてコスト削減につながります。

４章　未払い残業代請求された企業の反論が認められた裁判例

未払い残業代請求について、企業側の反論が認められた裁判例も多く存在します。

これらの裁判例を見ていくことで、企業側がどのような反論をしていけばいいのか参考にすることができます。

例えば、未払い残業代請求された企業の反論が認められた裁判例としては、以下の３つがあります。

４－１　東京高判平２０年１１月１１日労判１０００号１０頁［ことぶき事件］

【事案】
美容室を経営する企業が、総店長として勤務していた従業員から、未払い残業代を請求されました。

この従業員は代表取締役に次ぐナンバー２の地位にあり、経営している理美容室５店舗と各店長を統括する立場にありました。

企業側は管理監督者に該当するとの反論を行いました。

【裁判所の判断】
裁判所は、残業代請求を認めませんでした。

管理監督者に該当することが理由とされています。

店長会議に代表取締役とともに出席しており、当該従業員は各店舗の改善策や従業員の配置について意見を聞かれていたこと、待遇面も店長手当は他の店長の３倍、基本給は１．５倍を支給されていたことが考慮されています。

４－２　東京高判平２５年１１月２１日労判１０８６号５２頁［オリエンタルモーター事件］

【事案】
新入社員として入社した従業員が企業に対して、残業代を請求した事案です。

各種実習棟における日報の作成や営業先の下調べ、発表会が残業時間に該当するかが争点となりました。

【裁判所の判断】
裁判所は、いずれも残業時間に当たらないとして残業代請求を認めませんでした。

日報の作成については、提出期限も特になく、必ず当日中に提出しなければならないものではなく、簡潔に書くように求められており、実習スケジュール内においても３５分～６０分作成の時間が与えられていたことが考慮されています。

営業先の下調べは、営業ノルマが課されておらず、１人で営業先に赴くこともなかったことが考慮されています。

発表会については、自己啓発のためのものであり、会社の業務として行われたものではなく、参加しないことによる制裁等もないことが考慮されています。

４－３　東京地判平２５年１２月２５日労判１０８８号１１頁［八重椿本舗事件］

【事案】
化粧品メーカーに勤務していた従業員が早出残業についての残業代を請求した事案です。

始業時刻が午前８時３０分とされていたのに、それ以前の午前７時３０分頃から早出をしていた場合に残業時間に当たるかが争点となりました。

【裁判所の判断】
裁判所は、この従業員の方の残業代請求は認められないと判断しました。

１時間も早く来る必要がなかったこと、タイムカード打刻後も食堂で話をしていたことなどが考慮されて、早出時間は残業時間に該当しないとされています。

５章　未払い残業代請求されたら企業がとるべき対処法

もし、従業員から未払い残業代請求をされたら、焦らずに冷静に対処していくようにしましょう。

企業側が適切に対応していないかと支払う金額も適正なものにはならないためです。

具体的には、未払い残業代を請求されたら企業としては、以下の対応をとることを検討しましょう。

それでは、これらの手順について順番に説明していきます。

５－１　手順１：弁護士に相談する

未払い残業代を請求されたら企業がとるべき対処法の１つ目は、弁護士に相談することです。

従業員の請求が妥当なものなのか、法的にどのように対応していけばいいのかなど、見通しや方針についての助言を受けるようにしましょう。

従業員側が弁護士を立てていることも多いので、対等に交渉するためには企業側も弁護士にサポートしてもらった方が良いでしょう。

ただし、とくに専門的な内容になりますので弁護士であれば誰でもいいというわけではなく、労働問題に注力していて、残業代に実績のある弁護士を探すようにしましょう。

５－２　手順２：反論を検討する

未払い残業代を請求されたら企業がとるべき対処法の２つ目は、反論を検討することです。

会社から届いた通知書に対して、会社側からの反論を検討して書面に整理しましょう。

併せて、企業側の反論の根拠となる具体的な事実や証拠なども集めるようにしましょう。

説得的な反論を行うことができれば残業代の金額も適正なものになっていきます。

５－３　手順３：交渉する

未払い残業代を請求されたら企業がとるべき対処法の３つ目は、交渉することです。

労働者の言い分と企業側の反論が揃うと裁判になった場合にどのような判決になるのか見通しも明確になっていきます。

話し合いにより折り合いをつけることが可能かどうか協議してみるといいでしょう。

示談により解決することができれば、コストやリスクを抑えやすく良い解決をできる可能性があります。

５－４　手順４：労働審判・訴訟に対応する

未払い残業代を請求されたら企業がとるべき対処法の４つ目は、労働審判・訴訟に対応することです。

話し合いにより解決することが難しい場合には、従業員が裁判所への申し立てを行うことが通常です。

労働審判とは、全３回の期日で調停による解決を目指す手続きです。調停が成立しない場合には裁判所が審判を下します。審判には従業員と企業のいずれも異議を出すことができ、異議が出たら訴訟に移行することになります。

労働審判については、会社側が不利なのかについては以下の記事で詳しく解説しています。

企業向け法律情報誌リーガレット・ビズ

2023.01.15

労働審判は会社側不利？ダメージを回避・軽減し有利に進める方法３つ

https://libertybell-law.com/biz/labor-tribunal-disadvantage-to-the-company

労働審判は会社側に不利なのではないかと悩んでいませんか？労働審判という制度に聞き覚えがない担当者の方もいるでしょう。結論としては、労働審判は、必ずしも会社側に不利とは限りません。手続きを有利に進めることができるかどうかは、「個々の事案の内容」と「申立てられた後の対応」にかかっています。つまり、工夫次第で、会社側が有利に手続きを進めることができる可能性もあるのです。ただし、会社側にとって、厳しい手続きであることは確かです。申し立てられた後の準備のスケジュールが非常にタイトであり、法律も手厚く労...

訴訟は期日の回数の制限などはとくになく、１ヶ月に１回程度の頻度で期日が入ることになり、裁判所の指揮に従い交互に主張立証を繰り返していきます。解決まで１年以上を要することもあります。

６章　未払い残業代請求された企業によくある疑問３つ

未払い残業代を請求された企業よくある疑問としては、以下の３つがあります。

これらの疑問を順番に解消していきましょう。

６－１　Q１：タイムカードは開示する必要はありますか？

A.企業にはタイムカードの開示義務があるとされています。

裁判例は、労働基準法の規制を受ける労働契約の付随義務として、タイムカードの開示を求められた場合には、開示要求が濫用に認められるなど特段の事情がない限り、開示すべき義務があるとしています。

開示を拒否した場合には、違法性を有し、不法行為を構成するとされています。

（参考：大阪地判平２２年７月１５日労判１０１４号３５頁［医療法人大生会事件］）

６－２　Q２：退職した従業員にも残業代を払う必要はありますか？

A.未払いの残業代があれば、退職後の従業員に対しても、３年の時効にかかっていない範囲で残業代を支払う必要があります。

従業員が退職した場合でも、残業代の支払い義務がなくなるわけではないためです。

むしろ、在籍中に請求することが気まずいという理由で退職後に請求してくる従業員が多く存在します。

６－３　Q３：企業が集めるべき証拠はどのようなものですか？

A.企業が集めるべき証拠は、従業員の労働条件に関する基本的な証拠の他は、どのような反論を行っていくかにより異なります。

基本的な証拠としては、雇用契約書、賃金台帳、就業規則、賃金規程、業務鵜カレンダー、３６協定などです。

これに加えて、例えば、残業時間を争うのであれば、ＰＣログや他の従業員の証言、ＬＩＮＥやメール、チャットのやり取りの内容、業務スケジュールなどで有利なものがないか確認していきます。

管理監督者性であれば、組織図、経営会議の議事録や人事マネジメントに関わっている証拠、労働時間を自由に決めていた証拠、社内の従業員の給与の一覧などを集めます。

７章　未払い残業代請求をされたらリバティ・ベル法律事務所へ！

未払い残業代請求をされたら、是非、リバティ・ベル法律事務所にお任せください。

未払い残業代の問題は専門性の高い分野であり、弁護士であれば誰でもいいというわけではありません。

裁判になった場合の見通しを分析したうえで、反論を検討し、極力リスクを減らしたうえで、適正な金額により解決することを目指していくことになります。

リバティ・ベル法律事務所では、未払い残業代紛争をはじめとした人事労務に力を入れており、圧倒的な知識とノウハウを蓄積しています。

リバティ・ベル法律事務所は、全国対応・オンライン相談可能で、最短即日でこの分野に注力している弁護士と相談することが可能です。

相談料は１時間まで１万円（消費税別）となっておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

８章　まとめ

以上のとおり、今回は、未払い残業代請求されたら検討すべき反論を説明したうえで、放置した場合のリスクや対処法を解説しました。

この記事の内容を簡単に整理すると以下のとおりです。

この記事が従業員から未払い残業代請求をされてしまいどうすればいいのか悩んでいる経営者や人事担当者の方の助けになれば幸いです。