問題社員を解雇したいものの解雇通知書の作り方がわからないとの悩みを抱えていませんか？
今まで口頭で解雇を言い渡したことしかなく、解雇通知書を作成したことがないという企業もあるのではないでしょうか。
企業は問題社員を解雇する際には、口頭ではなく、解雇通知書を書面で渡すことを強くおすすめします。
なぜなら、口頭ですと、本当に解雇を告げたかどうか曖昧となり紛争となるリスクがあるためです。
ただし、解雇は、企業にとっても大きなリスクのある行為です。
解雇通知書に解雇の種類や解雇の事由、就業規則上の根拠、解雇日等を記載する際には、事案に応じて慎重に記載を行う必要があります。
解雇通知書の記載が不適当であると、万が一、紛争が顕在化した場合に防御を図ることが難しくなります。
実際、労働者から解雇の撤回を求める内容証明郵便が届いて、初めて弁護士に相談する企業も多いですが、解雇通知書の作成前からご相談いただいていた方が格段に防御を図りやすくなります。
とはいっても、今から弁護士にアポイントをとって面談を行う時間がない企業もあるでしょう。
そのような企業の社長や人事担当者の方々に向けて、この記事では、フローチャートにより作成すべき解雇通知書の種類を明らかにした上で、テンプレートをもとに上手な書き方を紹介していきたいと思います。
今回は、解雇通知書のテンプレート５つと上手な書き方や渡し方について解説していきます。
具体的には以下の流れで説明していきます。
この記事を読めば、解雇通知書の作り方がよくわかるはずです。
目次
１章 貴社が作成すべき解雇通知書はこれ！解雇の種類と簡単フローチャート
解雇通知書とは、会社が労働者に対して一方的に雇用契約が終了することを通知する書面です。
解雇通知書には、いくつかの種類があります。
解雇にも種類がありますし、解雇の予告をするか否かにより記載の方法も異なるためです。
まず、解雇の種類は、大きく分けると、普通解雇、懲戒解雇、整理解雇の３つがあります。
普通解雇とは、民法上の雇用契約の解約申し入れとして行う一般的な解雇です。
懲戒解雇とは、労働者が企業の秩序に違反したことに対する制裁として行われる解雇です。
整理解雇とは、企業の経営上必要とされる人員削減のために行われる解雇です。
その他、試用期間中又は試用期間満了時に行う本採用拒否についても、解雇に準じて考えられます。
次に、解雇は、解雇日の３０日前に予告を行う場合と予告を行わずに即日解雇する場合があります。いずれかにより記載方法も若干異なってきます。
そのため、解雇通知書を作成する際には、まず解雇の種類を決めたうえで、解雇予告を行うか否かを決める必要があります。
具体的には、貴社が作成するべき解雇通知書については、以下のフローチャートを用いることで簡単に判断することができます。
２章 種類別！解雇通知書のテンプレート（雛型）４つ【登録不要・無料ダウンロード】
解雇通知書について、法律上、様式や必要的な記載事項が定められているわけではありません。
しかし、法的なトラブルを避けるためには、会社が誰を・いつ・どのような事由で・どのような根拠に基づき解雇するのかを明確にしておくことが肝要です。
そのため、実務上は、解雇通知書について、上記各事項を必要な限度で記載した書面を交付するが通常です。
以下では、解雇通知書の種類ごとにテンプレートを用いながら紹介していきます。
２－１ ケース１：普通解雇通知書
普通解雇通知書については、３０日前に予告を行う場合には解雇予告通知書、予告に代えて解雇予告手当を支払う場合には即日解雇通知書を交付することになります。
以下では、「解雇予告通知書」と「即日解雇通知書」双方のテンプレートを紹介します。
２－１－１ 解雇予告通知書
解雇予告通知書のテンプレートは以下のとおりです。
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労働基準法２０条本文前段では、解雇については、３０日前に予告を行うことが必要とされています。
そのため、解雇日については、３０日後を記載します。
労働基準法第２０条（解雇の予告）
使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。…
解雇理由については、就業規則上の解雇事由を記載することが通常です。
一般的な就業規則では、以下のような解雇事由が列挙されています。
第●条 労働者が次のいずれかに該当するときは、解雇することがある。
①勤務状況が著しく不良で、改善の見込みがなく、労働者としての職責を果たし得ないとき。
②勤務成績又は業務能率が著しく不良で、向上の見込みがなく、他の職務にも転換できない等就業に適さないとき。
③業務上の負傷又は疾病による療養の開始後３年を経過しても当該負傷又は疾病
が治らない場合であって、労働者が傷病補償年金を受けているとき又は受けることとなったとき（会社が打ち切り補償を支払ったときを含む。）。
④精神又は身体の障害により業務に耐えられないとき。
⑤ 略
⑥第６６条第２項に定める懲戒解雇事由に該当する事実が認められたとき。
⑦事業の運営上又は天災事変その他これに準ずるやむを得ない事由により、事業の縮小又は部門の閉鎖等を行う必要が生じ、かつ他の職務への転換が困難なとき。
⑧その他前各号に準ずるやむを得ない事由があったとき。
２ 略
例えば、上記の解雇事由のうち、②⑧に該当するような場合には、解雇通知書における解雇理由としては、「勤務成績又は業務能率が著しく不良で、向上の見込みがなく、他の職務にも転換できない等就業に適さないため。その他前各号に準ずるやむを得ない事由があったため」と記載します。
就業規則上の根拠については、上記のとおり該当する解雇事由の条項を挙げることになります。例えば②⑧に該当する場合には、「就業規則第●条第１項第２号、就業規則第●条第１項第８号」と記載します。
２－１－２ 即日解雇通知書
即日解雇通知書のテンプレートは以下のとおりです。
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解雇予告を経ない場合には、労働基準法上３０日分以上の平均賃金を支払わなければならないとされています。そのため、予告を経ない場合には、解雇予告手当に関する記載を行うことになります。
労働基準法２０条（解雇の予告）
…三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。
２－２ ケース２：懲戒解雇通知書
懲戒解雇通知書のテンプレートは以下のとおりです。
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懲戒解雇の場合には、「労働者の責めに帰すべき事由」による解雇として、解雇予告手当の支払いをしない傾向にあります。ただし、懲戒解雇であっても、当然に「労働者の責めに帰すべき事由」に該当するわけではないことに注意が必要です。
労働基準法第２０条（解雇の予告）
使用者は、労働者を解雇しようとする場合においては、少くとも三十日前にその予告をしなければならない。三十日前に予告をしない使用者は、三十日分以上の平均賃金を支払わなければならない。但し、天災事変その他やむを得ない事由のために事業の継続が不可能となつた場合又は労働者の責に帰すべき事由に基いて解雇する場合においては、この限りでない。
解雇理由については、就業規則上の懲戒解雇事由を記載することが通常です。
一般的な就業規則では、以下のような懲戒解雇事由が列挙されています。
第●条 略
２ 労働者が次のいずれかに該当するときは、懲戒解雇とする。ただし、平素の服務態度その他情状によっては、第５１条に定める普通解雇、前条に定める減給又は出勤停止とすることがある。
① 重要な経歴を詐称して雇用されたとき。
② 正当な理由なく無断欠勤が 日以上に及び、出勤の督促に応じなかったとき。
③ 正当な理由なく無断でしばしば遅刻、早退又は欠勤を繰り返し、 回にわたって注意を受けても改めなかったとき。
④ 正当な理由なく、しばしば業務上の指示・命令に従わなかったとき。
⑤ 故意又は重大な過失により会社に重大な損害を与えたとき。
⑥ 会社内において刑法その他刑罰法規の各規定に違反する行為を行い、その犯罪事実が明らかとなったとき（当該行為が軽微な違反である場合を除く。）。
⑦ 素行不良で著しく社内の秩序又は風紀を乱したとき。
⑧ 数回にわたり懲戒を受けたにもかかわらず、なお、勤務態度等に関し、改善の見込みがないとき。
⑨ 第１２条、第１３条、第１４条、第１５条に違反し、その情状が悪質と認められるとき。
⑩ 許可なく職務以外の目的で会社の施設、物品等を使用したとき。
⑪ 職務上の地位を利用して私利を図り、又は取引先等より不当な金品を受け、若しくは求め若しくは供応を受けたとき。
⑫ 私生活上の非違行為や会社に対する正当な理由のない誹謗中傷等であって、会社の名誉信用を損ない、業務に重大な悪影響を及ぼす行為をしたとき。
⑬ 正当な理由なく会社の業務上重要な秘密を外部に漏洩して会社に損害を与え、又は業務の正常な運営を阻害したとき。
⑭ その他前各号に準ずる不適切な行為があったとき。
例えば、上記の解雇事由のうち、④⑭に該当するような場合には、懲戒解雇通知書における解雇事由としては、「正当な理由なく、しばしば業務上の指示・命令に従わなかったとき。その他前各号に準ずる不適切な行為があったため。」と記載します。
就業規則上の根拠については、上記のとおり該当する懲戒解雇事由の条項を挙げることになります。例えば④⑭に該当する場合には、「就業規則第●条第２項第４号、就業規則第●条第２項第１４号」と記載します。
２－３ ケース３：整理解雇通知書（会社都合・コロナ等）
整理解雇通知書のテンプレートは以下のとおりです。
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一般的な就業規則では、以下のような事由が規定されています。
労働者が次のいずれかに該当するときは、解雇することがある。
⑦事業の運営上又は天災事変その他これに準ずるやむを得ない事由により、事業の縮小又は部門の閉鎖等を行う必要が生じ、かつ他の職務への転換が困難なとき。
例えば、解雇事由としては、「事業の運営上又は天災事変その他これに準ずるやむを得ない事由により、事業の縮小又は部門の閉鎖等を行う必要が生じ、かつ他の職務への転換が困難なため」と記載します。
就業規則上の根拠については、上記のとおり整理解雇の条項を挙げることになります。
２－４ ケース４：本採用拒否通知書
本採用拒否通知書のテンプレートは以下のとおりです。
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一般的な就業規則では、以下のような事由が規定されています。
労働者が次のいずれかに該当するときは、解雇することがある。
⑤試用期間における作業能率又は勤務態度が著しく不良で、労働者として不適格であると認められたとき。
解雇事由としては、「試用期間における作業能率又は勤務態度が著しく不良で、労働者として不適格であると認められたため」と記載します。
就業規則上の根拠については、上記のとおり本採用拒否の条項を挙げることになります。
３章 解雇通知書の書き方！上手に作成する４つのステップ
解雇通知書を作成するには、解雇を労働者に通知するという目的を理解したうえで、後日、不要な争点が増えることを防ぐために明確に記載することになります。
具体的には、解雇通知書を作成するにあたっては、以下の４つのステップに従って作成しましょう。
ステップ１：解雇の種類を決める
ステップ２：解雇事由を決める
ステップ３：就業規則上の根拠を確認する
ステップ４：解雇日を決める
それでは、各ステップについて順番に説明します。
３－１ ステップ１：解雇の種類を決める
解雇通知書を作成するステップの１つ目は、解雇の種類を決めることです。
普通解雇、懲戒解雇、整理解雇、本採用拒否のいずれとするかにより、解雇事由は大きく変わります。
そのため、まずはいずれの種類の解雇をするかを決めることになります。
３－２ ステップ２：解雇事由を決める
解雇通知書を作成するステップの２つ目は、解雇事由を決めることです。
解雇通知書については、解雇事由を基礎づける具体的な事実まで特定して記載することは求められていません。
ただし、おおよその解雇事由に関しては記載するのが通常です。
３－３ ステップ３：就業規則上の根拠を確認する
解雇通知書を作成するステップの３つ目は、就業規則上の根拠を確認することです。
解雇する場合には、その理由につき、就業規則上の解雇事由に該当することを説明するのが通常です。
就業規則の何条に該当するかを確認しましょう。とくに、懲戒解雇の場合には、就業規則上の根拠が必須となります。
３－４ ステップ４：解雇日を決める
解雇通知書を作成するステップの４つ目は、解雇日を決めることです。
解雇日を決めることで、解雇予告手当の支払いが必要かどうかが分かります。
また、解雇日を決めることで貸与品の返還手続き、引継ぎ等のスケジュールも決めやすくなります。
４章 トラブルを避ける解雇通知書の上手な渡し方！３つの渡し方
解雇通知書を渡す方法にはいくつかありますが、解雇する旨を労働者に通知したことを後から証明できるようにしておく必要があります。
なぜなら、労働者が解雇を告げられていないと反論してくることがあり得るためです。
例えば、解雇通知書の渡し方としては、以下の３つがあります。
方法２：郵送
方法３：メール
それでは順番に解説していきます。
４－１ 方法１：手渡し
解雇通知書を渡す方法の１つ目は、手渡しです。最も多い渡し方です。
手渡しで渡す際のポイントは、受領書をとることです。手渡しでは渡したことの証拠が残りにくいためです。
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大勢がいるまでは奇異の目に晒されることになるので、面談室等で交付します。
また、解雇予告手当等を現金で交付する場合には、これについても受領書に記載しておきましょう。
４－２ 方法２：郵送
解雇通知書を渡す方法の２つ目は、郵送です。
郵送は解雇の対象となる労働者の方が出社していない場合などに行います。
例えば、解雇をする前に退職勧奨を行い、退職勧奨に応じるかどうか検討するための機関として自宅待機を命じる場合などがあります。
このようなケースで退職勧奨に応じない旨の回答などがあった場合には、郵送により解雇通知書を送付することなどを検討します。
郵送で送付する場合にも、レターパックや特定記録郵便等を用いたり、受領書の返送を求めたりして、解雇通知書が配達されたことを証明できるようにするといいでしょう。
４－３ 方法３：メール
解雇通知書を渡す方法の３つ目は、メールです。
最近では、メールに解雇通知書のＰＤＦデータを添付する方法が用いられることもあります。
メールについては、送信履歴は残りますが、労働者がメールを確認していない可能性、迷惑フォルダに振り分けられてしまった可能性、何らかのトラブルで受信できていない可能性なども想定されます。
そのため、労働者から受領の返信がない場合には、念のため確認のメールなどを送るようにしましょう。
ほかにも、クラウドにより解雇通知書を送付し受領の電子署名を求める方法なども活用されています。
解雇を伝える方法で一番ダメなのは、口頭だけで言い渡す方法です。
なぜなら、労働者側から、解雇されていないので、自分はまだ労働者だと反論されるためです。
まだ自分は労働者なのに会社のせいで働かせてもらえていないので、働けなかった期間の賃金を支払ってほしいと請求されてしまいます。
例えば、「今日でやめてもらう」、「明日から来なくていい」、「クビだ」などは、その法的意味が一義的に明らかではないため、トラブルが拡大しがちです。
そのため、口頭だけで解雇を行うのは、会社にとって、とてもリスクなのです。
５章 解雇通知書と一緒に渡すべき書類４つ
解雇通知書を渡す際には、併せていくつかの退職書類についても交付するのが通常です。
例えば、以下の書類です。
・退職時誓約書
・貸与品返還リスト
・離職票１・２、雇用保険被保険者証
それでは順番に説明していきます。
５－１ 退職所得の受給に関する申告書兼退職所得申告書
解雇通知書と一緒に渡すべき書類の１つ目は、退職所得の受給に関する申告書兼退職所得申告書です。
退職金や解雇予告手当の支給をする際に交付することになります。
この申告が行われない場合は、その退職手当等の金額につき２０．４２％の税率による源泉徴収が行うこととなります。
出典：［手続名］退職所得の受給に関する申告（退職所得申告）｜国税庁 (nta.go.jp)
５－２ 退職時誓約書
解雇通知書と一緒に渡すべき書類の２つ目は、退職時誓約書です。
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退職する際には、個人情報や企業秘密が漏れることを防止する目的で誓約書をとることが通常です。
５－３ 貸与品返還リスト
解雇通知書と一緒に渡すべき書類の３つ目は、貸与品返還リストです。
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貸与している物などがある場合には、速やかに、漏れがなく回収できるようにリストにして返還を求めるといいでしょう。
５－４ 離職票１・２、雇用保険被保険者証
解雇通知書と一緒に渡すべき書類の４つ目は、離職票１・２、雇用保険被保険者証です。（同時ではなく、解雇通知書を渡した後に交付することになります）
解雇通知書を出した後、事業主はハローワークで雇用保険の資格喪失の手続きをする必要があります。
資格喪失の手続きをした後、事業主は離職票等を労働者に渡すことになります。
出典：ハローワークインターネットサービス – 雇用保険の具体的な手続き (mhlw.go.jp)
６章 本当に大丈夫？解雇の条件と争われた場合の紛争リスク
従業員の解雇は、実はとても大きなリスクと隣り合わせの行為です。
法律では、解雇の条件はとても厳格に定められています。
例えば、解雇を回避する努力を十分にしたのかどうか、将来にわたって改善がされる可能性が本当になかったのか等が見られることになります。
そして、解雇が無効になった場合には、その従業員に会社を辞めてもらうことができないだけではありません。
解雇が無効とされた場合に怖いのが、解雇してから復職するまでの働いていなかった期間の賃金を遡って支払わなければならなくなるリスクです。
例えば、解雇の有効性が１年間争われて、最終的に解雇が無効とされた場合には１年分の賃金を後から支払わなければならず、その金額は数百万円に上ることもあります。
そのため、問題社員を解雇する際には、事前に弁護士に相談して入念に準備をしておくことが大切なのです。
７章 問題社員の解雇はリバティ・ベル法律事務所へ！
問題社員の解雇は、是非、リバティ・ベル法律事務所にお任せください。
解雇問題は専門性の高い分野であり、弁護士であれば誰でもいいというわけではありません。
解雇を争われた場合の見通しを分析したうえで、事前に準備を行い、極力リスクを減らしたうえで、紛争が顕在化した場合には適切に対処していく必要があります。
リバティ・ベル法律事務所では、解雇や退職勧奨をはじめとした人事労務に力を入れており、圧倒的な知識とノウハウを蓄積しています。
リバティ・ベル法律事務所は、全国対応・オンライン相談可能で、最短即日でこの分野に注力している弁護士と相談することが可能です。
相談料は１時間まで１万円（消費税別）となっておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
８章 まとめ
以上のとおり、今回は、解雇通知書のテンプレート５つと上手な書き方や渡し方について解説しました。
この記事の要点を簡単に整理すると以下のとおりです。
・貴社が作成するべき解雇通知書については、以下のフローチャートを用いることで簡単に判断することができます。
・解雇通知書を作成するにあたっては、以下の４つのステップに従って作成しましょう。
ステップ１：解雇の種類を決める
ステップ２：解雇事由を決める
ステップ３：就業規則上の根拠を確認する
ステップ４：解雇日を決める
・解雇通知書の渡し方としては、以下の３つがあります。
方法１：手渡し
方法２：郵送
方法３：メール
・解雇通知書を渡す際には、併せて以下の書類を交付することも検討しましょう。
退職所得の受給に関する申告書兼退職所得申告書
退職時誓約書
貸与品返還リスト
離職票１・２、雇用保険被保険者証
・従業員の解雇は、実はとても大きなリスクと隣り合わせの行為なので、事前に弁護士に相談してから行いましょう。
この記事が解雇通知書の作成の仕方を知りたいと考えている人事担当者の役に立てば幸いです。
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