プライバシーポリシーの雛形を紹介！入れるべき重要な条項６つを解説

プライバシーポリシーの雛形について知りたいと悩んでいませんか？

プライバシーポリシーを作成・改定しようにも、具体的な定め方に悩んでしまう方もいますよね。

プライバシーポリシーとは、個人情報の取扱いについて定めた方針をいいます。

プライバシーポリシーの作成は義務ではありませんが、個人情報を取扱う事業者は、その取扱い件数にかかわらず、作成する必要があります。

なぜなら、個人情報を取扱う事業者には個人情報保護法が適用され、プライバシーポリシーを公表するか本人の同意を得る必要があるためです。

プライバシーポリシーに定める条項は状況にもよりますが、一般的な条項は以下の１０個です。

実は、２０２２年の個人情報保護法の改正により、プライバシーポリシーの改定が必要にもかかわらず、そのままにされてしまっている企業もあるのです。

この記事を通して、改正後におけるプライバシーポリシーの適切な定め方を知っていただければと思います。

今回は、プライバシーポリシーとは何かを説明したうえで、各条項の定め方と注意点を解説していきます。

具体的には、以下の流れで解説していきます。

この記事を読めば、プライバシーポリシーに定めるべき内容がよくわかるはずです。

１章　プライバシーポリシーの雛形｜経済産業省の雛形

プライバシーポリシーの雛形は以下の通りです。

経済産業省が定めているプライバシーポリシーは以下のとおりです。

経済産業省の雛形

※出典：プライバシーポリシー （METI/経済産業省）

２章　プライバシーポリシーとは？｜「個人情報の保護に関する基本方針」との関係

プライバシーポリシーとは、個人情報の取扱いについて定めた方針をいいます。

プライバシーポリシーの作成は、法律上の義務ではありません。

なぜなら、個人情報の利用には、プライバシーポリシーを公表するか、本人の同意を得る必要があり、同意を得ればプライバシーポリシーは不要になるためです。

しかし、対象者全員から同意を得ることは現実的でないため、プライバシーポリシーを作成することになるケースが多いです。

また、「個人情報の保護に関する基本方針」では、個人情報の利用目的等を簡単に知ることが出来る状態にすることが期待されています。

そのため、個人情報保護の観点から、プライバシーポリシーの作成に積極的に取り組む必要があるとされています。

３章　プライバシーポリシーの一般的な条項｜レビューポイント

プライバシーポリシーには定められやすい条項があります。

プライバシーポリシーの一般的な条項は以下の１０個です。

それでは、各条項について順番に解説していきます。

３－１　条項１：個人情報の定義１

プライバシーポリシーの一般的な条項１個目は、個人情報の定義です。

個人情報の定義では、個人情報の具体的な意味を明らかにします。

ここでは、個人情報保護法における「個人情報」に関する定義が示されることが多いです。

個人情報保護法における「個人情報」は、特定個人を識別可能なものをいいます。

例えば、以下の事項が特定個人を識別可能な情報にあたります。

３－２　条項２：個人情報保護方針

プライバシーポリシーの一般的な条項２個目は、個人情報保護方針です。

個人情報保護方針では、個人情報に対する会社の基本的な姿勢を記載することになります。

３－３　条項３：個人情報の利用について

プライバシーポリシーの一般的な条項３個目は、個人情報の利用についてです。

個人情報の取得は、個人情報保護法で「偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない」とされています（個人情報保護法２０条１項）。

そのため、取得の方法が不正でないことを明らかにするため、法令を遵守して適法に取得することを定めます。

３－４　条項４：利用目的

プライバシーポリシーの一般的な条項４個目は、利用目的です。

個人情報を取得する場合、利用目的を公表するか本人に通知する必要があります（個人情報保護法２１条１項）。

取得することになる全員に通知するのは現実的でないため、プライバシーポリシーに利用目的を定めましょう。

利用目的はいきなり定めるのではなく、会社が個人情報をどのように利用したいのかを明らかにしてから、具体的に検討していくことになります。

雛形では、リバティ・ベル法律事務所のプライバシーポリシーを例示として記載しています。

３－５　条項５：個人情報の第三者への開示

プライバシーポリシーの一般的な条項５個目は、個人情報の第三者への開示です。

個人情報を第三者に提供する場合、本人の同意を得る必要があります（個人情報保護法２７条１項）。

しかし、個人情報保護法２７条１項各号に該当する場合、本人の同意を得ることなく第三者に開示できるとされています。

そのため、第三者提供においては、この原則と例外の場合を定めることになります。

３－６　条項６：個人情報の利用・提供の拒否に関するお問い合わせ

プライバシーポリシーの一般的な条項６個目は、個人情報の利用・提供の拒否関するお問い合わせです。

本人は、例えば以下の場合には個人情報の利用停止等を求めることができます。

また、個人情報の利用停止が現実的でない場合には、代替手段があればその手段を採用する旨定めることがあります。

３－７　条項７：変更及び通知について

プライバシーポリシーの一般的な条項７個目は、変更及び通知についてです。

プライバシーポリシーは、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で、変更することができます。

これは、当初の利用目的との関係で重要な意味を持ちます。

なぜなら、関連性が認められると変更後のプライバシーポリシーを公表するだけで足りますが、認められなければ本人の同意が必要になるためです。

そのため、利用目的外の変更が想定される場合には、公表する旨だけでなく本人に通知することも定めることになります。

３－８　条項８：個人情報の訂正及び削除

プライバシーポリシーの一般的な条項８個目は、個人情報の訂正及び削除です。

本人は、企業の個人データが真実でないときは、内容の訂正や削除を求めることができます（個人情報保護法３４条１項）。

企業がこの請求を受けた場合、遅滞なく調査を行い訂正又は削除の決定をした後、本人に通知しなければいけません（個人情報保護法３４条２項、同条３項）。

３－９　条項９：苦情及び相談の連絡先

プライバシーポリシーの一般的な条項９個目は、苦情及び相談の連絡先です。

企業は、苦情や相談を適切に処理するために、連絡先を定める等して体制を整備することが求められています（個人情報保護法４０条１項、同条２項）。

この一環として、本人が苦情や相談の連絡先を知り得る状態にしておくことが期待されます。

３－１０　（条項１０：個人情報の共同利用）

プライバシーポリシーの一般的な条項１０個目は、個人情報の共同利用です。

共同利用者に個人情報を提供する場合、共同利用することに加え、以下の事項を定める必要があります（個人情報保護法２７条５項３号）。

４章　プライバシーポリシー作成の注意点３つ

プライバシーポリシーを作成する場合、いくつか注意していただきたい点があります。

プライバシーポリシー作成の注意点は以下の３つです。

それでは、各注意点について順番に解説していきます。

４－１　注意点１：利用目的の作成タイミング

プライバシーポリシー作成の注意点１つ目は、利用目的の作成タイミングです。

利用目的は、あらかじめ定めて公表するか本人の同意を得る必要があります。

利用目的以外で個人情報を使用する場合には、本人の同意を得ることが必要であり、同意のない目的外使用には罰則が規定されています。

そのため、目的外使用になるのを避けるため、利用目的をできる限り特定した後にプライバシーポリシーを作成することが重要になります。

例えば、以下のような場合には利用目的を特定したといえるでしょう。

一方で、以下のように抽象的な場合には特定したとはいえません。

４－２　注意点２：2022年の改正を踏まえた内容にする

プライバシーポリシー作成の注意点２つ目は、２０２２年の改正を踏まえた内容にすることです。

プライバシーポリシーは個人情報の取扱いについて定めることから、個人情報保護法の適用を受けます。

個人情報保護法は２０２２年にも改正があり、大きな変更がされた部分もあります。

２０２２年改正の具体的な改正内容は以下の通りです。

そのため、これらの改正点を踏まえ、企業としては個人情報の管理や利用停止を求められた際の対応手順などを整備していく必要があります。

４－３　注意点３：閲覧しやすい場所に設置する

プライバシーポリシー作成の注意点３つ目は、閲覧しやすい場所に設置することです。

プライバシーポリシーの設置場所は、特に指定はありません。

しかし、本人が閲覧しようと思えばすぐに閲覧できる場所に設置する必要があります。

例えば、サイドバーやフッダー等に設置すれば、本人が閲覧しやすい場所に設置したといえるでしょう。

５章　プライバシーポリシーの作成でよくある質問３つ

６章　プライバシーポリシーの作成はリバティ・ベル法律事務所にお任せ

プライバシーポリシー作成の相談は、是非、リバティ・ベル法律事務所にお任せください。

あなたの会社にあったプライバシーポリシーを作成するためには、その利用目的によって、どのような紛争が生じるリスクがあるのか、それをどのように予防していくのかということについて、専門的な知識や経験が必要となります。

リバティ・ベル法律事務所では、プライバシーポリシーについて圧倒的な知識とノウハウを蓄積しており、貴社のプライバシーポリシーの作成を適切にサポートすることができます。

具体的には、リバティ・ベル法律事務所では、各種契約書の作成やレビュー、就業規則の作成等のサービスを提供しています。

→契約・取引に関するリバティ・ベル法律事務所のサポートの詳細はこちら (libertybell-law.com)

リバティ・ベル法律事務所では、各企業の利用目的等を丁寧にヒアリングさせていただいたうえで、プライバシーポリシーの１つ１つの規定の表現や言い回しについても、実情に即した内容になるようにこだわっています。

貴社の利用目的などに応じて、優先的に規定すべき条項はどこか、どのように定めていくべきか等についても丁寧に助言いたします。

オンライン面談やお電話等を利用して遠方の方でもスピーディーな対応が可能です。

プライバシーポリシーに悩んでいる方は、リバティ・ベル法律事務所にお気軽にご相談ください。

７章　まとめ

以上の通り、今回は、プライバシーポリシーとは何かを説明したうえで、各条項の定め方と注意点を解説しました。

この記事の要点を簡単に整理すると以下のとおりです。

この記事が、プライバシーポリシーの雛形について知りたいと悩んでいる方の助けになれば幸いです。

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